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市局各处室：
为加强档案规范化管理，确保档案安全、完整和有效利用，现将《常州市审计局档案管理规定》印发你们，望认真贯彻落实。
常州市审计局
2013年6月9日
常州市审计局档案管理规定
第一章 总 则
第一条 为了加强对档案的收集、整理和管理工作，有效地保护和利用档案，根据《中华人民共和国档案法》和有关法律、法规，结合我局实际、制定本规定。
第二条 本规定所称的档案，是指反映我局在开展审计工作过程中形成的各种文书、数据、图表、照片、影像和电子文档等资料。
第三条 我局的档案管理实行统一领导、处室归档、集中存放、专人保管。
第二章 文件材料整理和立卷归档
第四条 参照《江苏省审计厅文件材料归档范围和保管期限》，我局各项活动中形成的有保存和利用价值的各种文书、图表、声像、实物等不同载体的文件材料，均应收集、整理、立卷归档。
第五条 局各部门负责本部门文件材料整理和立卷归档工作。审计组负责审计档案的立卷；收集齐全的审计档案和文件材料,由本部门兼职档案员收齐归档后，统一移交档案室。
第六条 文书档案按年度——组织机构——文件时间形成顺序结合事由排列；审计档案按职能分类、项目组卷、四个单元排列；其他门类档案按年度排列。
第七条 文件材料整理、盖章、填写、装盒应符合有关规定，案卷装订要结实、整齐、美观，确保不掉页、不压字、不妨碍阅读。
第八条 归档的文件材料，须为原件，内容真实，标题简明确切，制作和书写材料有利于长期保存、格式统一、字迹工整、图像清晰、手续完备、装订整齐、划分保管期限、标注密级。审计档案应做到边审计、边收集、审结卷成。
第九条 归档份数。文件材料一般一式一份归档，重要或者使用频繁的应适当增加副本。
第十条 按年度归档的审计档案，次年四月底前归档；其他门类档案管理性文件材料，次年六月底前移交局档案室；基建项目和专题性、成套性档案在项目完成、通过鉴定验收后两个月内归档；会计档案于第二年六月底前归档；声像档案（照片、录音、录像、光盘）和实物应与文字说明一起归档；电子文件应与纸质文件同时归档。
第三章 档案交接
第十一条 各处室按归档范围、归档时间将各自在工作中形成的材料分门别类，移交档案室，并办理交接手续。
第十二条 凡本单位人员外出开会、学习或培训回来时，必须向档案室移交有关资料，经档案员整理登记后，按规定程序处理。
第十三条 移交档案必须按下列手续履行：填写档案移交登记表，一式两份，写明案卷题名、所属年度、移交时间、数量、移交人、接收人签名（照片还要注明内容、时间、地点、人物和制作者）。
第十四条 根据省、市档案馆接收档案的范围和年限规定，有计划、有步骤地将永久的档案连同文件、案卷目录和有关材料，按时移交市档案馆，交接双方应在移交清册上签名盖章。移交清册应归入局全宗卷内保存。
第四章 档案库房管理
第十五条 非档案管理人员，不得擅自进入库房；因工作需要须进入库房的，要有档案员陪同。
第十六条 库房内应坚固，加设防盗系统，下班检查灯、门窗关闭情况以确保安全。
第十七条 库房内严禁吸烟，做到防火、防虫、防潮、防尘、防鼠、防盗、防高温、防光等要求。库房内须配备防火报警装置、灭火器材，且要放在固定位置，不准随便移动；管理人员必须会使用灭火器。
第十八条 库房窗户挂遮光窗帘，防止阳光照射，定期查看库房内的温、湿度计，并登记，保持通风干燥。
第十九条 进出库房的档案应登记，借出档案按《档案借阅制度》办理。
第二十条 半年检查一次库房档案的状况，发现问题应妥善处理。如有破损、霉烂的档案情况，应及时采取复制修补等技术处理措施。定期对库房内各类档案进行清点，做好清点记录。
第二十一条 库房内禁止存放非档案用品；严禁任何人携带易燃、易爆物品进入库房；库房内不准使用台灯、电熨斗、电暖器等电器设备。
第二十二条 档案要放置有序、整齐，做到科学化、规范化，便于提供利用。
第二十三条 档案员调离时，各类档案及库房中其他物品要办理移交手续。
第二十四条 库房内不准办公、开会、会客。
第五章 档案保密工作
第二十五条 档案工作人员，须遵守保密制度，履行保密手续，严格遵守保密原则，确保档案的安全。
第二十六条 档案员要认真学习有关保密工作有关文件和规定，严格遵守保密纪律和保密制度。
第二十七条 归档文件材料必须根据国家秘密及其密级具体范围的规定，划分为秘密档案、机密档案、绝密档案。
第二十八条 未经许可严禁传抄、自行翻印机密文件和密级档案材料。
第二十九条 查阅秘密级以上档案，只限在档案室内查阅，严禁外借或者复制。确因工作需要，要求摘抄或复制有关章节的，须经局分管领导批准。
第三十条 应定期检查保密档案，如发现丢失应及时报告并查明去向，杜绝一切可能危害档案安全和泄密事件发生。
第三十一条 档案管理员是档案管理工作的直接责任人，对档案资料的完整性、安全性负责，必须认真行档案管理员职责。
第三十二条 单位领导和保密小组要定期检查保密工作，总结经验，堵塞漏洞，严防失密、泄密。
第六章 档案统计工作
第三十三条 认真贯彻执行《统计法》和有关规章，依法对档案进行统计。
第三十四条 档案统计工作由档案员负责，受省审计厅和市档案局的指导与监督。
第三十五条 及时统计单位库存档案和档案工作的发展情况。统计工作应做到实事求是，提供数字力求准确，如实反映情况，不虚报、瞒报和漏报。
第三十六条 做好档案接收、移交、整理、保管、鉴定、销毁等数量和状况的登记和统计，做到案底清楚，账物相符。
第三十七条 做好档案利用情况和利用效果的统计。
第三十八条 按时完成上报档案统计工作和其他专项统计工作，科学及时做好统计分析，为领导决策提供依据。
第三十九条 建立健全档案登记制度。
第七章电子文件归档
第四十条 电子文件在形成到归档的管理过程中，由各形成处室和档案室指定专人负责。
第四十一条 电子文件应妥善管理，确保不散失、不损毁、不失真，确保电子文件的真实性、完整性。。
第四十二条 电子文件实行集中统一管理。档案员应熟练掌握计算机系统的使用技能，组织编制归档电子文件的各种检索工具，积极主动提供服务，充分发挥归档电子文件的作用。
第四十三条 电子文件的归档方式主要包括逻辑归档和物理归档，逻辑归档可实时进行，物理归档按照同类纸质文件的规定定期完成。
第四十四条 各处室在归档电子文件时，应注明相应的标记；随时记录经办情况；办理完毕的电子文件应在规定期限内进行物理归档，把带有归档标识的电子文件进行分类集中拷贝，编制机读目录和《归档电子文件登记表》。
第四十五条 归档电子文件的著录应符合国家档案著录规则基本要求。
第四十六条 各处室要在每年六月底前将上年度应归档的电子文件向档案室归档，移交时做到数据完整、内容准备、利用安全、编目规范、账目一致、手续清楚，移交清单一式二份，交接双方签字后各执一份。
第四十七条 档案室负责电子文件归档前的监督、指导工作，以及归档检查验收和接收后的统一编目、保管、开发利用。做到外观完好、整洁无损、记录的字节数、检索条目等著录项目与登记一致，确保上机测试无病毒和百分之百的准确率。
第四十八条 入库的电子档案，每两年应机读抽查一次，发现问题及时补救。
第四十九条 随着计算机技术和设备的更新、发展，对库存电子档案应进行同步更新复制、复制或补救新版本，旧版或有问题的载体应保存三年。
第五十条 保管电子档案的装具应为防光、防尘、防磁、防有害气体的设备，环境温度在17℃-20℃，相对湿度在35%-45%。
第五十一条 封存的电子档案不外借，利用时使用拷贝件，联网利用要有安全保密防范措施和可靠的监管保障。
第八章 会计档案管理
第五十二条 会计档案是指会计凭证、账簿、报表及其他会计核算等记录和反映本单位经济业务的重要史料的证据，是机关档案的重要组成部分。
第五十三条 会计人员负责全部会计档案的整理、立卷、装订成册、调阅、销毁等一系列工作。
第五十四条 当年的会计档案在会计年度终结后，可暂由会计室保管一年，期满后全部移交档案室统一保管。
第五十五条 档案室接收的会计档案，应保持原卷册的封置，个别需拆封整理的应会同会计人员共同拆封整理，并建立会计档案清册和借阅登记清册。
第五十六条 会计档案应为本单位提供利用，本单位非财务人员需借阅会计档案的，须经办公室主任批准，且只能在阅档室查看；需要复制会计档案的，须经分管局长批准。
第五十七条 会计档案一般不对外借阅，不得携带会计档案外出。如遇特殊情况外单位必须借用须经分管局长批准，档案原件不得借出并且不得在案卷中标画，不得拆散原卷册，更不得抽换，并限期归还。
第五十八条 档案室对违反会计档案管理制度的行为，有权进行检查纠正。
第九章 档案借阅
第五十九条 各处室借阅档案，原则上在阅档室内阅读，因工作需要，确需将档案借出，应办理借阅手续。
第六十条 凡借阅档案，必须经档案员提供，任何人不得直接用擅自调档；不得在借阅的档案中擅自涂改、勾划、折叠和剪裁，一经发现，要追究责任。
第六十一条 归还借阅档案，要认真检查档案资料是否与原件相符，有无缺页或损坏。
第六十二条 借阅档案资料，必须办理登记、签字手续；归还时档案员应当面销号，确认签字手续。
第六十三条 外单位需查阅、复制我局档案，须持单位介绍信，经我局分管领导批准，同时约请相关项目组长或主审陪同，在阅档室查阅，不外借。
第六十四条 借出的档案应按期归还，借阅时间一般不超过15天，过期应办理续借手续。
第六十五条 归还档案时，档案员应当面清点，逐页检查，认真核对，发现问题及时追查，并及时办理注销手续。
第六十六条 局党组会议和局长办公会会议记录，单独密封存档，专柜存放，专人保管。确需查阅，须经局主要领导批准。
第六十七条 工作人员外出不得携带档案。确因工作需要，须经局主要领导批准。
第十章 档案鉴定销毁
第六十八条 档案资料鉴定销毁工作由局档案鉴定销毁小组负责。鉴定销毁小组由分管局长任组长，档案室和有关业务处室组成档案鉴定小组。
第六十九条 鉴定销毁小组应定期对综合档案进行鉴定，对保管期限已满但仍有保存价值的档案资料应延长保管期限；对不需要继续保管的档案资料按档案管理办法进行处理。对各类档案定期进行档案价值鉴定，并相应修改归档范围和保管期限，对已满保管期限的档案及时组织鉴定和销毁。
第七十条 需鉴定销毁的档案，应由局档案室提出书面申请，经办公室论证提出意见后，提交鉴定小组进行鉴定。
第七十一条 经批准销毁的档案必须编制档案销毁清册，在指定地点，登记所销毁档案资料的时间、数量及主要内容。由两人以上负责监销，监销人员要在清册上注册销毁日期并签字。
第七十二条 销毁档案时，应遵循保密原则及有关规定并指派专人负责监督销毁，参加档案销毁的人员都要在销毁清册上签字，严禁将档案作废纸出售。
第七十三条 经鉴定确认为无保存价值又不宜销毁的档案，特别是人物类档案，可退回本人或转为内部资料保存。
第七十四条 档案鉴定报告，销毁清册，要及时归档，永久保存。
第七十五条 任何处室和个人不得随意销毁档案，违反者，按国家有关规定处理。
第十一章 档案员职责
第七十六条 档案员应热爱本职工作，努力学习业务，认真贯彻执行档案工作各项规范、标准和制度。
第七十七条 负责全市审计机关审计档案立卷归档工作的监督和指导，同时负责档案达标测评复查工作。
第七十八条 做好各门类档案的收集、整理、鉴定、统计、借阅工作，严把质量关并做好移交手续。督促、指导各处室档案的收集、整理、归档工作。
第七十九条 编写档案检索工具，主动提供利用，为机关各项工作服务。
第八十条 对入库的档案进行验收登记和分类编号，实行集中统一管理。
第八十一条 定期检查库房，做好防火、防虫等措施，发现破损、变质等问题，要及时妥善处理。
第八十二条 每天查看，记录库房温湿度情况。
第八十三条 严格执行保密制度和库房管理制度，维护档案和完整与安全。按鉴定与销毁制度，对应销毁的档案及时进行清理、造册。
第八十四条 档案员外出，库房钥匙应由办公室分管主任指定专人保管。在此期间，非特殊情况一般不借阅，如确急需，分管主任指定二人进库，按其规定办理借阅手续。
第八十五条 档案员调离时，应办理交接手续，有档案损坏、遗漏情况的，要查明原因，及时采取补收手续，确保档案资料完整。
第八十六条 档案员如发生玩忽职守，擅自提供、抄录、损毁、丢失档案等事件，要追究责任，按有关规定处理。
第十二章 附 则
第八十七条 本规定自印发之日起施行。
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